どこにいても面接を受けられるweb面接の注目が高まっており、web面接ツールを導入する企業が急激に増加しました。そこで今回は、web面接システムについて詳しく説明していきます。
web面接システム
Web面接ツールとは
web面接ツールとは、インターネットを利用して求職者と面接を行えるツールのことです。web面接ツールを導入することで、採用担当は社内、求職者は自宅にいながら面接を行うことができます。多くの企業がリモートワークを取り入れていることもあり、採用面接をweb面接に切り替える企業が年々増えているのです。
Web面接ツールの説明
web面接ツールはビデオ通話ができるだけでなく、録画面接システムや記録機能、チャット機能などオンライン面接をより便利なものにする機能を利用することが可能です。録画面接システムは採用担当者が事前に質問を設定し、求職者に回答しているところを録画してもらうものです。保存された動画は後日確認ができるため、複数人で面接の評価に参加できます。記録機能は、面接中に書き止めたメモを保存できる機能です。紙に書いた内容を後からパソコンに入力する手間を省けます。チャット機能は求職者とテキストメッセージでやり取りする機能で、メールよりスピーディーなやり取りが可能となります。
オンライン面接ツールを導入している目的は？
企業側は、自社の目的に合ったツールを導入したいと考えているはずです。どのような目的でツールを使うかによって、必要な機能が異なります。どのツールを導入するか検討する前に、まずは導入目的を整理しておきましょう。
求職者と早期接触したい
優秀な人材を確保するために、求職者と早期接触したいといった目的を持っている方もいることでしょう。求職者の半数以上が選考前に辞退しているという統計があるように、求職者の選考辞退に悩みを抱える採用担当者は少なくありません。求職者との早期接触を図りたいなら、web面接ツールが適しています。web面接ツールを使うことで時間や場所に関係なく面接ができるので、従来の対面面接よりスケジュール調整をしやすいというメリットがあります。また、チャット機能などの機能があるツールを選べば、求職者とスムーズにやり取りできるでしょう。
面接官を育成したい
web面接ツールは面接官の育成にも役立ちます。面接官はマニュアルを読んでいればできるというものではなく、アドリブで対応しなければいけないことも多いです。いい面接官に育てるには面接中の様子を確認し、どの部分を直せば良いのか指摘する必要があります。そのため、従来の面接では実際に面接に参加しなければいけませんでした。しかし録画機能付きのweb面接ツールを選べば、後から面接の様子を録画できます。面接のフィードバックがしやすいので、面接官が早く育ちやすいのです。
オンライン面接をもっと快適にしたい
無料のビデオ通話ツールを利用して面接を行うと、画質が悪かったり音声が途切れたりすることが多いのではないでしょうか。これはビデオ通話ツールを使うときに、膨大なデータ通信量が必要になるからです。そのため、通信環境によっては上手く面接を行えない可能性が高いです。しかしweb面接ツールの中には、「トークトーク」のように少ない通信量で使用できるものもあります。他のサービスと比べて繋がりやすいので、面接中に画質や音声で困ることは少ないでしょう。
経営コストを削減したい
本社にしか人事部がない企業の場合、求職者に本社まで来てもらうか、採用担当者が地方まで行かなければいけません。しかしweb面接に切り替えれば、交通費や宿泊費などの費用を節約できます。無駄な経営コストを削減したいなら、web面接を実施してみてはいかがでしょうか。
Web面接ツールの選定ポイント
では、web面接ツールを選ぶ際は、どのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。
自社のニーズに必要な機能があるか
web面接ツールの種類によって、使える機能は異なります。自社で使うweb面接ツールを選ぶ際は、自分たちの面接にはどのような機能が必要なのか把握することが大切です。例えば、人事部の中で面接内容を共有したいなら、面接録画機能付きのweb面接ツールがおすすめです。複数のweb面接ツールを試しに利用すれば、自社に適したweb面接ツールを見つけられるでしょう。そもそもどの機能が良いかわからないという場合は、事前にテスト面接を実施して使用感を確認してみてはいかがでしょうか。
クオリティに問題はないか
オンライン面接を行う上で、映像や音声のクオリティは重要です。品質の良くないweb面接ツールを選んでしまうと、面接中に映像が乱れたり音声が途切れて面接が上手くいかないといったケースが発生してしまうのです。
料金体系は適切か
web面接ツールによって料金体系は様々です。無料で使えるツールもあれば、有料で提供されているものもあります。有料のweb面接ツールは、月額固定制と利用人数や時間などに応じて料金が変動する従量制の2種類が一般的です。使える機能が多ければ多いほど料金が高くなります。使いたい機能が付いている料金プランのものを選ぶようにしましょう。
Web面接ツール導入のメリット
ここからは、web面接ツール導入のメリットについて解説します。
応募者のメリット
まずは応募者のメリットを確認しておきましょう。
面接に出向くための移動時間、交通費・宿泊費などのコストをカットできる
対面型面接の場合、応募者は企業側が指定した面接会場に行く必要があります。遠方に住んでいる方は飛行機や新幹線に乗って会場に行き、宿泊施設を予約しなければいけません。しかしweb面接の場合、面接会場へ向かう必要がないため、移動時間や交通費、宿泊費などのコストを削減できるのがメリットの一つです。わざわざ面接会場に行かなくても、インターネット環境があれば自宅で面接を受けられます。
面接時間を調整しやすい
面接時間を調整しやすいというメリットもあります。面接日程調整機能が付いているweb面接ツールならば、簡単に面接の日程調整が可能となります。リアルタイムで面接候補日が更新されるので、他の面接と日程が被らないよう、面接可能な日を予約するだけです。
普段の実力を発揮しやすい
対面での面接は求職者が企業に訪問し、面接室に呼ばれて面接を受けます。初めて訪れる場所での面接で緊張してしまい、普段の自分を出せない求職者は少なくありません。一方、web面接はどこでも面接を受けられるため、自宅やコワーキングスペースなど求職者が落ち着ける場所を選べます。安心できる環境を選べば、普段の実力を発揮しやすいでしょう。
企業のメリット
応募者のメリットについて解説してきましたが、企業側にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
採用活動の効率化
対面型面接の場合、面接時間に合わせて会議室を確保したり、会場設営をしたりと様々な事前準備をしなければいけません。しかしweb面接では広い場所の確保は必要なく、加えて様々な準備作業も少なく済みます。カメラ付きPCと静かに話ができる環境さえあれば良いweb面接ツールは、採用活動の効率化を図ることが可能なのです。
海外を含めた広範な人材が候補者となり、採用の間口を拡大できる
web面接を活用すると、会社の近くだけでなく地方や海外からも優秀な人材が集まりやすくなり、採用の間口を拡大できます。web面接は求職者の交通費などの負担が少ないため、応募者の数が増えることが予想されます。そのため、企業側が希望する求職者に出会える確率も上がるでしょう。
必要に応じて面接の様子をビデオ録画できる
web面接ツールの中には、録画機能が実装されているものも少なくありません。面接の様子をビデオ録画しておくことで、採用担当者が選考を振り返ることが可能になります。web面接はパソコンやスマートフォンのカメラをそのまま利用できるので、学生がカメラを意識することなく自然の状態の面接を録画できます。
応募者がより自然な環境に置かれるため、素顔に近い状態を確認できる
先程お伝えした通り、求職者は自分の好きな場所で面接を受けられます。より素顔に近い状態で面接を受けられるため、採用担当者も普段の求職者の様子を確認することができるでしょう。
Web面接のデメリット
web面接はメリットばかりではなく、もちろんデメリット面もあります。デメリットを理解した上で、web面接ツールの導入を検討しましょう。
職場の雰囲気が伝わりづらい
web面接のデメリットの一つは職場の雰囲気が伝わりづらいという点です。対面型面接で企業に訪れる際、求職者は実際に働く人達や職場を見ることができるため、自分と相性が良いか見極めることができます。職場の環境を重視する求職者の場合、web面接だけだと企業を選ぶ決め手に欠けてしまうかもしれません。
Web面接に不慣れな求職者もいる
全ての企業がweb面接を導入している訳ではないため、まだまだweb面接に不慣れな求職者も存在します。web面接に慣れていないと、操作に手間取ってしまったり、上手くやり取りできないかもしれません。
セキュリティ面で不安視されやすい
セキュリティ面で不安視されやすいというデメリットも考えられます。web面接を行う場所に注意しないと、周囲の人に会話の内容が漏れてしまいます。場合によっては社内の機密情報が漏れてしまうのではないかと危惧される場合もあります。
コミュニケーションがとりにくい
web面接はコミュニケーションがとりにくいというデメリットもあります。対面より相手の雰囲気を読みにくいため、細かいニュアンスが伝わらなかったり、上手く返答や相槌ができないケースが考えられます。
通信環境に左右されやすい
web面接はインターネットの接続が必要不可欠です。事前準備をしっかりしていたとしても、インターネットに繋がらなくなるケースがあります。インターネットに繋がらなくなったときのために、お互いの連絡先を交換し不測の事態に対応できるようにしておくことが大切です。
Web面接ツールを使って採用の幅を広げよう
web面接は従来の対面面接とは異なり、場所や時間に縛られずに遠方に住んでいる求職者とやり取りすることができます。上手くweb面接ツールを取り入れることで、採用の幅を広げられるでしょう。しかし、web面接に慣れていない求職者がいるなどの問題も見受けられます。採用担当者が抱える悩みを解決してくれるようなweb面接ツールを導入しましょう。
できるだけシンプルで使いやすいツールがおすすめ
求職者と面接官のどちらにも使いやすいように、できるだけシンプルなweb面接ツールを選ぶと良いでしょう。各企業で使用されているツールやアプリが異なるため、求職者の中には使い慣れていないという人も少なからずいます。ツールやアプリ操作に慣れている方でも、面接時に緊張したり焦ったりして誤操作をしてしまう可能性も考えられます。どんなときでもスムーズに対応できるように、直感的に操作できるシンプルなツールがおすすめです。
オンライン面接ツールをご紹介
ここからは、オンライン面接ツールを紹介していきます。自分に合うツールを探してみてください。
【無料】Whereby
ノルウェーの会社が開発したオンライン面接ツールです。採用担当者が会議室を作成してURLを送れば、求職者側はアカウントを持っていなくてもビデオ通話をすることができます。会議の参加者が集まったらロックをかけられるので、面接参加者以外の入室を防ぐことも可能です。ただし、スマートフォンを利用する場合はアプリをインストールする必要があるのでご注意ください。
【無料】Skype
Microsoft社が提供しているインターネット通話サービスです。以前はアカウント登録が必須でしたが、主催者・参加者ともに登録不要で使えるようになりました。簡単に会議用のリンクを発行できる利便性の良いサービスです。映像や音声のテスト機能も付いているため、事前に通信環境をチェックしてから面接に挑めます。
【無料】Google Meet
Google社が提供しているコミュニケーションツールです。パソコンはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットでも利用できます。主催者はGoogleアカウントまたはG Suiteアカウントが必要になりますが、参加者は主催者に共有してもらったURLをクリックするだけで会議に参加することが可能です。また、GmailやGoogleカレンダーと連携できるので、スケジュール管理も簡単です。1対1の会議であれば無制限で利用できますが、3名以上で利用する場合は1時間が上限となるので注意しましょう。
【有料】BioGraph – 株式会社マージナル
web面接に特化したツールです。web面接の機能しか付いていないシンプルなツールで、誰でも簡単に操作できるのが魅力。スケジュール管理機能が付いており、応募者が多い企業の方もきちんとスケジュール管理できます。ミニマムプラン、スタンダードプラン、プラチナプランがあり、自分の使いたい機能があるプランを選べます。
【有料】どこでも面接 – スピンシェル株式会社
簡単に面接の日程調整が可能なweb面接ツールです。面接官の面接可能なスケジュールの中から、求職者が希望する日にちを選べます。求職者自身が日にちを選ぶので、辞退する人が少なくなるでしょう。また、面接中にPDFやPowerpointなどの資料を送信できるのも特徴です。業務内容などの資料を見てもらいながら、面接を進められます。
【有料】トークトーク
手軽に利用できるオンライン通話クラウドサービスです。1対1のシンプルなビデオ通話で、必要なのはネット環境のみ。採用担当者がURLを送信し相手がクリックするだけで、web面接を行うことが可能です。専用アプリのインストールやユーザー登録など面倒な手続きは不要で、機種に依存しないマルチデバイス対応なので、相手に負担をかける心配はありません。さらに、個人情報を残さない設計でセキュリティ面でも安心です。
誰もが使いやすいweb面接ツールを選ぼう
オンライン面接に欠かせないのがweb面接ツールです。たくさんのツールが開発されているため、それぞれの機能を比較した上で使いやすいツールを利用しましょう。web面接ツールをまだ導入していない方には、ビデオ通話サービス「トークトーク」がおすすめ。シンプルなシステムなので、求職者にも採用担当者にも使いやすいと感じてもらえるはずです。まずは本サービスへ問い合わせてみてください。
トークトークは誰でもかんたん。すぐにつながる。
