ビジネスシーンではIT化や感染症対策の観点から、日々の会議にオンラインミーティングを導入する企業が増えています。本稿ではオンラインミーティングについての基本や、一般的なサービスなどを見ていきましょう。
オンラインミーティングとは
オンラインミーティングは専用の通話ツールとインターネットを介してリアルタイムでやり取りを行う、新しい会議のスタイルです。オンライン会議・ビデオ会議などと呼ばれる事もあるので併せて覚えておきましょう。まずはその概要を紐解いていきます。
クラウド型
オンラインミーティングに利用するツールは大きく2つの種類に分類可能であり、そのうちの1つが「クラウド型」と呼ばれるものです。クラウド型ではWeb上に用意されているツールを介してオンラインミーティングを行うため、ツールをそれぞれのデバイスにインストールする必要がありません。導入までの手間が少ない事や、面倒なサーバー管理をツールの提供会社に任せておける点がメリットです。
オンプレミス型（自社内サーバー）
オンラインミーティングのツールには「オンプレミス型」というタイプのサービスもあります。オンプレミス型では自社でサーバーを用意して、会議用のツールもインストールしておくのが特徴です。自社に必要となる機能やセキュリティレベルなどをカスタマイズ出来るという利点があるため、フレキシブルにオンラインミーティングを活用したい場合に向いています。
対面会議とオンラインミーティングとの違い
従来の対面会議では社内の一室や貸し会議室などに参加者を集め、直にコミュニケーションを取りながら議題について話し合っていきます。一方、オンラインミーティングはPC・タブレット・スマホなどを介して通話ツールを活用し、参加者が同じ会場に集まらずにリモート環境で会議する事が可能です。対面会議では紙媒体の資料やプロジェクターを会議に使う事が多いですが、オンラインミーティングではPDFをはじめとするデータ資料が主流となっています。多くのツールではWebカメラに対応しているので、参加者の表情を見ながら会議を進める事が可能です。
従来のビデオ通話とオンラインミーティングの違い
オンラインミーティングというスタイルが普及する以前から、スマホやPCではビデオ通話を利用する事が可能でした。しかし従来のビデオ通話とオンラインミーティング用のツールには、明確な違いがあるので押さえておきたいところです。
ミーティングに適した機能が用意されている
従来のビデオ通話機能は基本的には1対1のコミュニケーションを前提として、手軽さとシンプルな操作性に重点が置かれていました。オンラインミーディングではこうしたビデオ通話の技術を踏襲しつつ、複数人でのコミュニケーションや会議の進行に適した機能が実装されているのです。例えばオンラインミーティング用のツールでは100人以上の同時接続が可能なものも珍しくありません。画面共有や高度なチャット機能が備わっているツールも多く、必要に応じてスムーズに情報共有や相互コミュニケーションを行う事が可能です。
オンラインミーティングをするため
オンラインミーティングを導入してみたいけど、どんなものが必要になるのかよく分からないという人も多いでしょう。ここからはオンラインミーティングを快適に実施するために用意しておきたいものを解説します。
オンラインミーティングに必要なモノ（手持ちのPC・スマホ・インターネットなど）
オンラインミーティングの環境を整えるには、まずPC・スマホ・タブレットといった通話用のデバイスとインターネット回線を用意しましょう。会議の参加人数が多ければ多いほど画面の分割サイズが細かくなるので、目安として5人以上の会議であればPCがおすすめです。なお、オンラインミーティングのシステムはそれぞれで対応しているOSが異なるので、デバイスを用意する際には十分注意しておきましょう。
パソコンやスマホは高性能なスペックが必要なのか
アプリケーションやインターネット回線を利用する限り、PCやスマホなどのデバイスには一定のスペックが求められる事になります。しかし一般的にオンラインミーティング用のツールはそこまで動作が重い訳ではなく、ミドルクラス程度のスペックがあれば問題なく快適に利用出来るので安心しましょう。各ツールでは最低動作環境や推奨スペックを公開しているので、導入予定のツールはしっかりとチェックしてみてください。なお、オンラインミーティングの中で最も負荷が大きいのは画面共有機能であるとされています。逆に言えば画面共有が問題なく行えるのであればスペック的に合格ラインなので、無料プランなどを活用してテスト運用してみるのもおすすめです。
カメラやマイク、スピーカーはやっぱり専用タイプが必要なのか
カメラ・マイク・スピーカーの3点はオンラインミーティングの快適さに大きく影響するハードウェアです。WebカメラはノートPCやディスプレイに内臓されている場合があるので、画質が十分であればそれらを利用するのも良いでしょう。「画質が粗くて表情が読み取りにくい」「たまに映像が固まってしまう」といった問題があれば、外部ツールを購入してください。ただし、過度に高画質なカメラは通信の負荷が大きくなるため、回線プランや混雑状況によっては性能を活かしきれない場合があるので注意しましょう。マイク・スピーカーに関しては会議中の音声をクリアにするために重要なポイントなので、ある程度の予算を割いてデバイスを揃えましょう。おすすめなのは周囲の雑音を自動的にカットしてくれるノイズキャンセリング機能が付いたものや、マイクとヘッドホンが一体型になっているヘッドセットタイプのものです。
同じアプリでも、パソコン版とスマホ版でできることは違うのか
オンラインミーティング用ツールの多くはスマホとPCの両方に対応している場合が多いです。しかし、原則的に利用出来る機能が若干異なるので予め何が出来るのかを把握しておく事が大切になります。例えばオンラインミーティング用ツールとして世界的なシェアを誇るZoomでは、PC版で利用出来る会議の録画機能がスマホ版で利用出来ません。逆に、スマホ版で利用可能なSNS上での招待やアウトカメラ機能がPC版には備わっていないのです。自社の会議に必要な機能と利用が想定されるデバイスのバランスを取りながらツールを選定しましょう。
オンラインミーティングにセキュリティ上の不安はないか
オンラインミーティングへは招待用のURLリンクを踏めば手軽に参加可能なので、各ツールでは主催者や運営が厳重に参加者を管理出来るようなセキュリティシステムが構築されています。例えばあるツールでは会議への参加を承認制にする事で、不審なアカウントのアクセスを弾く事が可能です。他にも参加に際してパスワードの入力を求めたり、会議中に管理者がセキュリティ関連の設定を出来るようにしたりなど様々な工夫が凝らされています。
オンラインミーティングサービス一覧
2022年時点で、オンラインミーティングシステムは様々な企業からリリースされているため、何を導入するか迷ってしまうという人も少なくありません。用途や社内状況にマッチした製品を見つけるために、以下には各サービスの概要や特徴を端的に紹介します。
Zoom Meetings
Zoom Meetingsは新型コロナウイルスの流行以降、オンラインミーティングを導入した多くの企業で採用されたツールです。大手のサービスだけあって接続状況のアナリティクスやサーバー強化が進んでおり、安定した通信状況が提供されています。部屋の様子を見せたくない場合に利用するバーチャル背景や、動画・音声のクラウド録画といった機能も多彩です。
Microsoft Teams
Microsoftが提供している包括的ツールサービスOffice 365で利用出来るのがMicrosoft Teamsです。このツールは最大同時接続数約1万人を誇り、オンラインミーティング以外にもWebセミナーやオンライン説明会など多目的な運用に対応しています。WordやExcelといった主要ビジネスツールとの親和性が高いのも魅力的です。
Webex Meetings
Webex Teamsの機能をPC版に最適化したWebex Teamsも、世界的なシェア率が高いツールの1つです。クラウドとオンプレミスのどちらにも対応しているため、社内の状況に応じてフレキシブルに導入を進める事が出来るでしょう。難しい設定を必要とせず、手軽に高品質なオンラインミーティングを始められるという点が人気を集めています。
Google Meet
Google ハングアウトの有料ビジネス版という位置づけでリリースされたのがGoogle Meet（旧ハングアウト Meet）です。Google ハングアウトのような使い勝手の良さはそのままに、最大100人まで同時接続可能となりました。また、大手検索エンジンの運営元らしくセキュリティ対策への意識が高いのもポイントです。
Whereby
ノルウェーで開発されたクラウド型ツールであるWherebyは、シンプルな操作性による使いやすさとコストパフォーマンスの良さが強みです。会議の参加者はアカウント作成の必要がなく、URLのリンク先にジャンプするだけとなっています。無料版では4人まで、有料プラン次第では最大50人まで参加者を増やす事が可能です。
V-CUBE ミーティング
5000社以上の導入実績で国内トップクラスのシェアを誇るのがV-CUBE ミーティングです。HD画質に対応していながらも安定した通信品質を実現しているため、社内運用に留まらず社外向けのセミナーやイベントにも活用されています。Office 365との連携が可能となっているので、業務効率化にも一役買ってくれるでしょう。
どこでもSHOWBY
株式会社かんざしが運営するどこでもSHOWBYは、クラウド型の商談ツールとして開発されました。基本的なビデオ通話機能を押さえつつ、デジタル名刺機能やカンペ機能など営業や商談に便利な機能が豊富に搭載されているのです。基本機能以外にも、時々必要となる機能を気軽に追加出来るなどカスタマイズ性が良好な設計になっています。
Slack
世界的に人気を博しているビジネスチャットツールであるSlackは、日本での利用者も増加傾向にあります。業務効率化に有効な機能が豊富に備わっており、1500以上の外部ツールと連携する事が可能です。また、様々な種類のファイルに対応しているのでデータ共有や送受信の多い仕事では特に重宝するでしょう。
Chatwork
日本製のビジネスチャットツールとして人気な製品にはChatworkが挙げられるでしょう。チャット・ビデオ通話・タスク管理・ファイル管理という4つの基本機能を軸に、様々なAPI製品と連携する事で更に業務効率を底上げ出来ます。もちろんビデオ通話にも対応しているので、離れた場所にいる相手ともお互いの表情を見ながらのコミュニケーションが可能です。
LiveOn
ジャパンメディアシステム株式会社のLiveOnも、国産の人気オンラインミーティングツールの1つです。独自技術によるクリアな音声と安定した通信が大きな魅力であり、高度なセキュリティにも定評があるので安心と言えるでしょう。資料共有・動画配信・録音録画機能などオンラインミーティングにおいて重要なポイントもしっかり押さえられています。
トークトーク
SMSやメールでURLを送ったら、相手はそれをクリックするだけ。アプリもアカウント登録も要らないOne to Oneのビデオ通話システムです。マルチデバイス対応で面倒な設定も不要、誰でも簡単に管理・運営ができます。シンプルで使いやすく誰でも気軽に使えるのが特徴です。また暗号化通信を行い、サーバーを介さないため個人情報が残らず、安心して利用できます。
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オンラインミーティングのメリット・デメリット
オンラインミーティングが多くの企業で採用されているのは、感染症対策を講じるためだけではありません。オンラインミーティングの導入には、以下のようなメリットも期待されています。
所を選ばずに開催できるので出張経費や移動時間が不要
オンラインミーティングのツールを用いれば、各参加者が1箇所に集う事のない遠隔会議が実現します。これは従業員の移動時間・交通費・宿泊費などの削減に繋がるため、社員満足度や経費節減に有効です。海外拠点を構えているような企業であれば、オンラインミーティングによる遠隔会議の恩恵はさらに大きなものになるでしょう。
ミーティング室の確保や紙のミーティング資料の準備などの手間が不要
オンラインミーティングでは実際の空間を共有しないため、会議室の手配による手間隙が必要ありません。「会議室が埋まっていてミーティングが出来ない」といった心配がないので、時間の有効活用にも繋がります。また、オンラインミーティングであればデジタルデータ化された資料を軸に出来るので、紙媒体の資料を印刷する費用・時間も節約可能です。
オンラインミーティングのデメリット
メリットがある反面、オンラインミーティングの導入・開催には注意しておきたいポイントもあります。次の点に注意を払いながら、効果的なオンラインミーティングを目指しましょう。
参加者の表情や雰囲気をつかみづらい
オンラインミーティングでは画面越し、スピーカーあるいはヘッドホン越しに相手の様子を伺う事になります。そのため、場合によっては相手の表情や声色を読み取りにくくなってしまうので注意しましょう。この点を解決するためには、デバイスに備え付けのカメラやマイクではなく専用のハードウェアを準備するのが有効です。
通信状況や機器の調子の影響を受けやすい
インターネットを介して開催する以上、通信環境や回線状況による影響を受ける事は避けられません。まずは高速通信に対応した回線を導入し、専門業者に周辺機器の選定やメンテナンスを依頼しておくのがベターです。会議中のアクシデントに備え、サポート体制が充実した回線業者やツールを選んでおきましょう。
ITリテラシーが必要になる
開催したいタイミングですぐにオンラインミーティングを実施するためには、社内にある程度ITリテラシーに精通した人材を配置する必要があるでしょう。運用担当者を決めておくのはもちろんの事、会議に参加する可能性のある全従業員に対してIT機器の扱い方やツールの操作方法を周知しておきましょう。IT機器が苦手な人でも分かりやすいように、簡易的なマニュアルを用意してみてください。
簡単・シンプル・わかりやすい！オンラインミーティングには「トーク・トーク」がおすすめ
オンラインミーティングに活用出来るツールは多種多様ですが、いきなり導入する事に抵抗感のある人も多いでしょう。そんな場合はまずイメージナビ株式会社がリリースしているOne to Oneのビデオ通話ツール「トークトーク」を試してみてください。招待状の送付・URLのクリックという2つのステップのみでビデオ通話が開始出来るので、ややこしい設定やアカウント作成が必要ありません。マルチデバイス対応・高セキュリティの安心設計なので、初めてのオンラインミーティング導入に適しています。
